Protokoły z kontroli
Treść
KW 0914/ 14 /2005
xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />
Kontroli wewnętrznej – kompleksowej przeprowadzonej w dniach od 13.12.2005r. do19.12.2005r. w jednostce budżetowej - Szkole Podstawowej im. Wilhelma Gawlikowicza w Bojszowach przez inspektora ds. kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy Bojszowy na podstawie upoważnienia nr 9/2005 z dnia 12.12.2005r. wydanego przez Wójta Gminy Bojszowy.
Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest p. Urszula Parysz, powołana na stanowisko Uchwałą Zarządu Gminy Bojszowy Nr 17/2001 z dnia 27.03.2001r.
Funkcję gł. księgowego sprawuje p. Maria Bojdoł zatrudniona na umowę – zlecenie od dnia 16.05.2005r. do dnia 31.05.2005r., obecnie zatrudniona w wymiarze ½ etatu na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony od dnia 01.06.2005r. do dnia 31.08.2006r.
Zakres kontroli: gospodarka finansowa za 2005r. ( w tym kontrola 5% wydatków zrealizowanych w 2005r. ). Kontrolą nie objęto wydatków na wynagrodzenia .
Kontrolę zrealizowano w oparciu o:
- Ustawę o finansach publicznych ( Dz. U. z 2003r. Nr 15 poz. 148 z późniejszymi zmianami ),
- Ustawę o rachunkowości ( Dz. U. z 2002r. Nr 76 poz. 694 z późniejszymi zmianami ),
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 września 2004r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. Nr 209 poz. 2132 ),
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. Nr 24 poz. 279 z późniejszymi zmianami - obowiązujące do 22.09.2005r. ),
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. Nr 170 poz. 1426 - obowiązujące od 22.09.2005r. ).
W okresie objętym kontrolą obowiązywały następujące przepisy wewnętrzne:
1. Zarządzenie dyrektora Szkoły Podstawowej w Bojszowach z dnia 01.06.2005r. w sprawie prowadzenia ksiąg rachunkowych w jednostce budżetowej SP Bojszowy
2. Zarządzenie nr 4 z dnia 20.07.2003r. w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo – księgowych oraz zakładowego planu kont.
Ustalenia kontroli.
W kontrolowanej jednostce księgowość prowadzona jest w siedzibie Szkoły Podstawowej w Bojszowach. Księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera – za pomocą programu księgowego QWANT.
Czynności kontrolne rozpoczęto od sprawdzenia sporządzonych planów finansowych wydatków na 2005r. oraz poprawności sporządzenia sprawozdań o wydatkach RB 28S za okres od stycznia do listopada 2005r. i powiązania danych ujętych w sprawozdaniach z ewidencja księgową.
W sprawozdaniach RB 28S sporządzonych za okres od stycznia do lipca 2005r. w kolumnie „plan po zmianach” wykazano kwoty niezgodne z zatwierdzonym planem finansowym wydatków z dnia 12.01.2005r. ( PF 1/05 ), z dnia 11.03.2005r. ( PF 2/05 ) oraz z dnia 17.03.2005r. Plany te zostały zatwierdzone przez kierownika jednostki budżetowej.
Plan wydatków dla rozdziału 80101 zamykał się kwotą 1.062.400,00 zł, natomiast w sprawozdaniach w kolumnie plan wykazano wydatki na sumę 1.095.931,00.
Dnia 18.04.2005r. wydatki planowane dla rozdziału 80101 zwiększone zostały do kwoty 1.064.400,00 zł, w sprawozdaniach wykazano kwotę 1.095.931,00 zł.
Stwierdzono brak pism potwierdzających dokonanie zmian w planach finansowych. W dokumentacji istnieją pisma kierownika jednostki skierowane do Wójta Gminy oraz do Rady Gminy o zwiększenie planu oraz o przesunięcia wydatków pomiędzy paragrafami – nie ma natomiast odpowiedzi zawierających akceptację dokonania zmian.
W związku z powyższym wystosowano pismo do kierownika jednostki z następującym pytaniem: „ Na jakiej podstawie dokonywane są zmiany w planach wydatków finansowych na rok 2005? Czy jednostka posiada dokumenty potwierdzające fakt dokonanych zmian w planach ( uchwały, zarządzenia )? Kiedy dokonano pierwszej zmiany w planie wydatków na 2005r.?” ( załącznik nr 1 ).
Odpowiedź stanowi załącznik nr 2.
Strona kontrolująca sprawdziła zgodność wydatków wykazanych w sprawozdaniu RB 28S z ewidencją księgową za miesiące: maj, lipiec, wrzesień, listopad 2005r.
Wydatki za m-c maj:
Rozdział 80101 § 4300:
- FA 21/04/2005 z dn. 29.04.2005r. na kwotę 214 zł ( WB 62 z dn. 05.05.2005r ),
- FA SSP/00100644 z dn. 26.04.2005r. na kwotę 97,96 zł ( WB 62 z dn. 05.05.2005r. ),
- FA 0215/05/FVS z dn. 28.04.2005r. na kwotę 234,24 zł ( WB 62 z dn. 05.05.2005r. ),
- FA 14/2005 z dn. 28.04.2005r. na kwotę 200,00 zł ( WB 63 z dn. 06.05.2005r. ),
- Czek gotówkowy nr 1001934827 – podjęcie gotówki z banku do kasy – kwota 1.664,00 zł ( WB 65 z dn. 10.05.2005r. ),
W dniu 06.05.2005r. dokonano przelewu ( WB 63 ) kwoty 13.260,80 zł tyt. zapłaty za zieloną szkołę ( Dz. 801 Rozdz. 80101 § 2970 ) – 80% należnej kwoty. Brak dowodu księgowego stanowiącego podstawę w/w kwoty. Zgodnie z pkt VI ppkt 1 Zarządzenia nr 4 obowiązującego w jednostce, podstawą zapisu księgowego w księgach rachunkowych jest dowód księgowy sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym. Stronie kontrolującej okazano Rachunek nr 13/05 z dn. 24.05.2005r. na kwotę 16.576,00. Rachunku tego nie sprawdzono ani pod względem merytorycznym ani formalno – rachunkowym.
W dniu 09.05.2005r. dokonano zwrotu przelanej kwoty. W treści tytułu przelewu podano: zamknięcie rachunku.
W dniu 10.05.2005r. ( WB 65 ) ponownie dokonano zapłaty za zielona szkołę stosując § 2970 ( Różne przelewy ).
W dniu 18. 05. 2005r. ( WB 67 ) przelano pozostałą część ( 20% kwoty 16.576,00 zł ) tytułem zielonej szkoły. Kwotę 3.315,20 zł rozksięgowano tak, że 2.869,20 zł zaksięgowano pod paragrafem 2970 a kwotę 446,00 zł pod paragrafem 4300.
W sprawozdaniu natomiast nie wykazano pod paragrafem 2970 ani kwoty wydatków planowanych ani wydatków wykonanych.
WB 68 z dn. 19.05.2005r.:
- FA 7307/05 z dn. 30.04.2005r. na kwotę 338,01 zł ( termin płatności – 10.05.2005r. ),
- FA 33/2005 z dn. 04.05.2005r. na kwotę 165,80 zł,
- FA 37/2005 z dn. 04.05.2005r. na kwotę 118,83 zł,
- FA 764/C/05 z dn. 29.04.2005r. na kwotę 167,09 zł, - rachunek nie został sprawdzony pod względem formalno – rachunkowym oraz zatwierdzony do wypłaty,
- FA 0238/05/FVS z dn. 06.05.2005r. na kwotę 225,37 zł.
W/w dowody nie zostały sprawdzone pod względem formalno – rachunkowym.
WB 70 z dn. 24.05.2005r.:
- FA 33/05 z dn. 07.05.2005r. na kwotę 183,00 zł,
- FA 107/FV/2005 z dn. 12.05.2005r. na kwotę 117,70zł,
Brak kontroli formalno – rachunkowej w/w dowodów księgowych.
Raport kasowy 18/2005 za okres 18-25.05.2005r.:
- FA 001189 z dn. 17.05.2005r. na kwotę 18,00 zł,
- Pokwitowanie – znaczki pocztowe – 39,00 zł
- Polecenie wyjazdu służbowego nr…( brak określenia kolejnego numeru wyjazdu służbowego z dn.21.04.2005r. ). Przedłożono do wypłaty w dn. 30.04.2005r. Wypłacono pracownikowi w dn. 25.05.2005r. – kwota 25,10 zł.
- Polecenie wyjazdu służbowego nr…( brak określenia kolejnego numeru wyjazdu służbowego z dn. 05.04.2005r. ). przedłożono do wypłaty w dn. 30.04.2005r. Wypłacono w dn. 25.05.2005r.
W/w kwot nie ujęto w zobowiązaniach miesiąca, w którym poniesione zostały koszty.
WB 72 z dnia 27.05.2005r.
- Prowizje bankowe – kwota 457,09 zł.
WB 73 z dnia 30.05.2005r.:
- FA FRB 22740649/005/05 z dn. 11.05.2005r. na kwotę 238,71 zł – termin płatności 25.05.2005r.
- FA 25/05/2005r. z dn. 18.05.2005r. na kwotę 449,40 zł
- FA 137/FV/2005 z dn. 26.05.2005r. na kwotę 3.840,00 zł.
Wydatki w miesiącu 05/2005 wykazane w sprawozdaniu RB 28S wykazano zgodnie z obrotami konta 130.
Strona kontrolująca zwróciła uwagę na sposób zapłaty kwot tyt. umów zleceń i o dzieło.
WB 63 z dnia 06.05.2005r.:
– zapłacono kwotę 341,60 zł. pani M.Cz. tytułem zawartej umowy zlecenie z dnia 20.04.2005r. na kwotę brutto 500,00 zł. Nie dołączono rachunku. Dowód na podstawie którego dokonano zapłaty ( umowa ) nie został sprawdzony pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym ani zatwierdzony do wypłaty.
- zapłacono kwotę 100,00 zł. pani M.W. tytułem umowy o dzieło nr 3/2005 zawartej w dniu 15.03.2005r. Kwotę brutto określono na 119,00 zł płatne po wykonaniu dzieła w terminie 7 dni od złożenia rachunku. Rachunek złożono w dniu 15.03.2005r. Rachunek zatwierdził dyrektor, nie sprawdzono go pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym.
- zapłacono kwotę 437,10 zł do umowy zlecenia na podstawie rachunku. Brak daty sporządzenia rachunku oraz daty złożenia rachunku. Rachunek został zatwierdzony przez dyrektora szkoły.
Raport kasowy 16/2005 za okres 02-09.05.2005r.:
- KW 38/05 z dnia 06.05.2005r. - lista płac – pan M.L. - wypłata kwoty 230,91 zł do rachunku z dnia ( brak określenia daty wystawienia rachunku ) .
Dowód ten nie został sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz zatwierdzony do wypłaty.
Zgodnie z zapisami zarządzenia nr 4 z dnia 20.07.2003r. obowiązującego w kontrolowanej jednostce „dokonywanie operacji gotówkowych ( wpłat i wypłat ) na podstawie dowodów przychodowych i rozchodowych podpisanych przez uprawnione osoby pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty ( główna księgowa i dyrektor SP )”.
Raport kasowy 20/2005 za okres 01-13.06.2005r.:
- Polecenie wyjazdu służbowego nr 11/2005r. z dnia 31.05.2005r. Pracownik odbywał podróż służbową w dniach 31.05 oraz 01.06.2005r. Podróż odbywała się środkami komunikacji miejskiej i trwała ponad 8 godzin. Pracownikowi nie wypłacono ryczałtu na dojazdy ani diety. Zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. ( Dz. U. z 2002 Nr 236 poz. 1990 z późn. zmianami ) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej i innych udokumentowanych wydatków (…).
Odpis na ZFŚS
W dniu 01.06.2005r. dokonano przelewu 75% środków na ZFŚS - kwota 44.550,00 ( WB 75 z dnia 01.06.2005r ). Kwotę wykazano w sprawozdaniu RB 28S za m-c czerwiec w wysokości kwoty przekazanej na rachunek ZFŚS ( rozdz. 80101 § 4440 ).
Odpisu dla pracowników świetlicy dokonano dopiero w miesiącu wrześniu ( WB 141 z dnia 30.09.2005r. ) – kwota 2.810,00 zł. Kwota wykazana w RB 28S za miesiąc wrzesień w wysokości przekazanej na rachunek ZFŚS ( Dz. 854 rozdz. 85401 § 4440 ).
Zgodnie z art. 6 ust 2 Ustawy z dnia 4 marca 1994r. o Zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ( Dz. U. 1996 Nr 70 poz. 335 z późn. zmianami ) równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
Wydatki za miesiąc lipiec:
Skontrolowano wydatki:
rozdz. 80101 § 4210:
- FA FVDB/KSKPPD/02613/05 z dnia 04.07.2005r. na kwotę 208,20 – WB 102 z dnia 15.07.2005r.
- FA FAS/41/2005 z dnia 21.06.2005r. na kwotę 141,00 zł - WB 102 z dnia 15.07.2005r.
- FA 183/2005 z dnia 11.07.2005r. na kwotę 66,30 zł – WB 106 z dnia 21. 07. 2005r.
rozdz. 80101 § 4170:
- przelew składki ZUS 44,20 zł - WB 97 z dnia 05.07.2005r.,
- przelew kwoty 437,10 zł tyt. umowy zlecenie – WB 99 z dnia 08.07.2005r. Brak rachunku.
- przelew kwoty 3.362,00 zł tyt. umowy zlecenie – WB 103 z dnia 18.07.2005r.
Rachunek na podstawie którego dokonano przelewu nie został sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym. Do rachunku sporządzono komputerowo listę wypłat w dniu 18.07.2005r. Listę podpisała osoba sporządzająca oraz główny księgowy.
- przelew kwoty 82,70 zł tyt. podatku od umów zleceń – WB 105 z dnia 20.07.2005r.
Skontrolowane wydatki w powyższych paragrafach są zgodne z wykazanymi w sprawozdaniu za miesiąc lipiec.
Wydatki za miesiąc wrzesień:
rozdz. 80101 § 4210:
- FA 01/830/2005 z dnia 31.08.2005r. kwota 48,95 zł ,
- FA 980/2005 z dnia 26.08.2005 kwota 10,00 zł – RK 30/05 za okres od 01-06.09.2005r.
- FA 255/2005 z dnia 01.09.2005r. kwota 45,01 zł – WB 130 z dnia 08.09.2005r.
- FA 23366/1 z dnia 05.09.2005r. kwota 190,36 zł – WB 131 z dnia 12.09.2005r.
- FA 749/05/SKFA z dnia 27.08.2005r. kwota 5,90 – WB 132 z dnia 15.09.2005r.
- FA 264/2005 z dnia 13.09.2005r. kwota 72,90 – WB 134 z dnia 19.09.2005r.
- FA 24387/1 z dnia 14.09.2005r. kwota 53,80 – WB 136 z dnia 21.09.2005r.
- FA 522/B/05 z dnia 24.09.2005r. kwota 40,02 - WB 140 z dnia 29.09.2005r.
rozdz. 80101 § 4270:
- FA 0443/05/FVS z dnia 06.09.2005r. kwota 225,37 - WB 131 z dnia 12.09.2005r.
rozdz. 80101 § 4280:
- FA 108/2005 z dnia 31.08.2005r. kwota 640,00 zł – brak kontroli formalno – rachunkowej dowodu księgowego,
- FA 0118 z dnia 31.08.2005r. kwota 22,00 zł - brak kontroli formalno – rachunkowej dowodu księgowego.
- dwa wnioski o zaliczkę z dnia 06.09.2005r. na kwotę 80,00 zł ( badania psychologiczne pracowników obsługi SP ) – Raport kasowy nr 30/05 za okres 01-06.09.2005r.
rozdz. 80101 § 4410:
- Polecenie wyjazdu służbowego 19/05 z dnia 21.09.2005r. Brak określenia środka lokomocji.
Pracownik rozliczył delegację na przejazd środkami komunikacji zbiorowej. Kwota 4,80 zł. – WB 140 z dnia 29.09.2005r.
- Polecenie wyjazdu służbowego nr 17/05 z dnia 08.09.2005r. Środek lokomocji – autobus. Kwota 5,60 – Raport kasowy nr 31/05 za okres 22-30.09.2005r.
- Polecenie wyjazdu służbowego nr 18/05 z dnia 06.09.2005r. Środek lokomocji – autobus. Kwota 12,60 - Raport kasowy nr 31/05 za okres 22-30.09.2005r.
Nie wypłacono ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej - § 6 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. ( Dz. U. z 2002 Nr 236 poz. 1990 z późn. zmianami ) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
rozdz. 80101 § 4300:
- Zakup znaczków pocztowych na kwotę 39,00 zł. - Raport kasowy nr 30/05 za okres 01-06.09.2005r. W opisie dowodu zaznaczono, iż zakupu dokonano zgodnie z art. 67 pkt 1 Ustawy prawo zamówień publicznych. Na pytanie kontrolującego czy w badanym okresie przeprowadzano jakiekolwiek postępowanie o udzielenie zamówienia uzyskano odpowiedź negatywną.
- FA 00126/215/BOJ-000/2005 z dnia 06.09.2005r. na kwotę 70,00 zł - Raport kasowy nr 30/05 za okres 01-06.09.2005r.
- FA 1512/C/05 z dnia 31.08.2005r. na kwotę 102,48 zł – WB 130 z dnia 08.09.2005r.
- FA 16225/05 z dnia 31.08.2005r. na kwotę 135,21 zł – WB 130 z dnia 08.09.2005r.
- FA FRB 22740663/009/05 z dnia 10.09.2005r. na kwotę 26,43 zł – WB 134 z dnia 19.09.2005r.
- FA 58/05 z dnia 07.09.2005r. na kwotę 183,00 zł – WB 136 z dnia 21.09.2005r.
- FA 63/05 z dnia 12.09.2005r. na kwotę 530,00 zł – WB 136 z dnia 21.09.2005r.
- FA FRB 22740649/009/05 z dnia 10.09.2005r. na kwotę 128,67 zł – WB 134 z dnia 19.09.2005r.
- Prowizja za czeki 16,00 zł – WB 136 z dnia 21.09.2005r.
- Prowizja za prowadzenie rachunku 367,32 zł – WB 139 z dnia 27.09.2005r.
- FA 37/2005 z dnia 28.09.2005r. na kwotę 160,50 zł – WB 140 z dnia 29.09.2005r.
- FA 28/2005 z dnia 27.09.2005r. na kwotę 200,00 zł – WB 140 z dnia 29.09.2005r.
W dniu 15.09.2005r. PKSiS Oświęcim przedłożyło rachunek – rozliczenie nr 1 za sprzedaż biletów miesięcznych szkolnych za miesiąc 09/2005. W dniu 23.09.2005r. dokonano przelewu na kwotę 1.550,88 zł tytułem rozliczenia za sprzedaż miesięcznych biletów szkolnych ( WB 138 ).
Wydatkowaną kwotę ujęto w sprawozdaniu RB 28S za miesiąc wrzesień wykazując po stronie planu kwotę 1551,00 zł, w wydatkach wykonanych kwotę 1.550,88 zł w dziale 801 rozdz. 80113 § 4300 ( Dowożenie uczniów do szkół ).
Wydatki w tym rozdziale nie zostały ujęte w planie finansowym kontrolowanej jednostki. Brak też jakiegokolwiek pisma dot. przesunięć pomiędzy rozdziałami i paragrafami dla wykazanej kwoty.
W trakcie kontroli wyjaśniono stronie kontrolującej, iż takie rozwiązanie kwestii dowozu uczniów do szkół przyjęto po piśmie wystosowanym przez Skarbnika Gminy ( FN 0902/2/2005 z dnia 08.08.2005r ), zgodnie z którym każda jednostka budżetowa otrzyma na ten cel środki na działalność, z których rozliczy się z budżetem Gminy sprawozdaniem RB 28S w dz. 801 rozdz. 80113 § 4300.
W dniu 01.09.2005r. przedłożono rozliczenie kosztów podróży służbowej:
1) Nr ….. ( brak określenia kolejnego nr polecenia wyjazdu służbowego ) z dnia 11.05.2005r. na kwotę 43,92 zł
2) Nr ….. ( brak określenia kolejnego nr polecenia wyjazdu służbowego ) z dnia 17.05.2005r. na kwotę 25,10 zł.
Wypłacono w dniu 28.10.2005r. – Raport kasowy 34/2005r. za okres 28-28.10.2005r.
Kwoty te nie zostały ujęte i wykazane jako zobowiązania w miesiącu, którego koszt dotyczy.
W dniu 30.10.2005r. przedłożono rachunek kosztów podróży służbowej z dnia 29.10.2005r. wraz z ewidencją przebiegu pojazdu za miesiąc 09/2005r. na kwotę 25,10 zł. Polecenie wyjazdu wystawiono na czas od 29.10.2005r włącznie, podpisano przez zlecającego wyjazd w dniu 29.10.2005r. Przedłożono w dniu 30.10.2005r. Sprawdzono w dniu 29.10.2005r. Potwierdzono pobyt służbowy ( ZNP Katowice ) w dniu 29.09.2005r. Natomiast wypłaty dokonano w dniu 28.10.2005r. – Raport kasowy 34/2005 z dnia 28.10.2005r. Stwierdza się zatem rozbieżność pomiędzy datą wystawienia, potwierdzeniem pobytu oraz datą wypłaty środków pieniężnych pracownikowi.
Zgodnie z opracowanym i zatwierdzonym terminarzem spływu dokumentów finansowych do głównego księgowego, stanowiącym załącznik nr 1 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów obowiązującej w jednostce, delegacje do rozliczenia należy dostarczyć do 7 dni po zakończeniu podróży służbowej.
Wydatki za miesiąc listopad:
Rozdz. 80101 § 4280:
- FA 141/2005 z dnia 31.10.2005r. na kwotę 240,00 zł – WB 168 z dnia 21.11.2005r.
Rozdz. 80101 § 4300:
- R-k 35/2005 z dnia 25.10.2005r. na kwotę 200,00 zł – WB 161 z dnia 03.11.2005r.
- FA 20575/05 z dnia 31.10.2005r. na kwotę 338,01 zł – WB 164 z dnia 10.11.2005r.
- FA 1959/C/05 z dnia 28.10.2005r. na kwotę 127,56 zł – WB 166 z dnia 16.11.2005r.
- FA FRB 22740663/011/05 z dnia 09.11.2005r. na kwotę 193,77 zł – WB z dnia 18.11.2005r.
- FA FRB 22740663/011/05 z dnia 09.11.2005r. na kwotę 64,63 zł – WB 167 z dnia 18.11.2005r.
- FA 75/05 z dnia 10.11.2005r. na kwotę 183,00 zł – WB 168 z dnia 21.11.2005r.
- prowizje bankowe na kwotę 331,24 zł – WB 169 z dnia 28.11.2005r.
- R-k 41/2005 z dnia 22.11.2005r. na kwotę 200,00 zł – WB 170 z dnia 29.11.2005r.
Rozdz. 80101 § 4430:
- Polisa nr 0012933 z dnia 16.11.2005r. - ubezpieczenie sprzętu elektronicznego na kwotę 150,00 zł – WB 167 z dnia 18.11.2005r.
Rozdz. 80101 § 4210:
- FA A 25367/11/2005r z dnia 09.11.2005r.na kwotę 274,44 zł. – WB 166 z dnia 16.11.2005r. Faktura na podstawie której dokonano zapłaty nie została sprawdzona pod względem formalno – rachunkowym oraz zatwierdzona przez głównego księgowego.
- FA 4499/4 z dnia 16.11.2005r. na kwotę 54,84 zł z dnia 16.11.2005r. – WB 170 z dnia 29.11.2005r.
Rozdz. 80101 § 4410:
- Polecenie wyjazdu służbowego nr 21/05 z dnia 17.11.2005r. na kwotę 5,60 zł – WB 170 z dnia 29.11.2005r. Nie wypłacono ryczałtu.
- Polecenie wyjazdu służbowego nr 23/05 z dnia 23.11.2005r. na kwotę 11,40 zł – WB 170 z dnia 29.11.2005r. Nie wypłacono diety i ryczałtu.
- Polecenie wyjazdu służbowego nr 22/05 z dnia 23.11.2005r. na kwotę 11,40 zł – WB 170 z dnia 29.11.2005r. Nie wypłacono diety i ryczałtu.
- Polecenie wyjazdu służbowego nr 24/05 z dnia 23.11.2005r. na kwotę 11,40 zł – WB 170 z dnia 29.11.2005r. Nie wypłacono diety i ryczałtu.
Strona kontrolująca badając zgodność sporządzonych zestawień obrotów i sald za poszczególne miesiące z danymi wykazanymi w sprawozdaniu o wydatkach RB 28S stwierdziła niezgodność danych wynikających z ewidencji księgowej z danymi wykazanymi w sprawozdaniu.
W sprawozdaniu RB 28S sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31 sierpnia 2005r.w dziale 85401 § 4010 wykazano kwotę w kolumnie Plan ( po zmianach ) w wysokości 29.179,00 zł a w pozycji wydatki wykonane kwotę 29.179,00 zł ( do wysokości planu ). Natomiast z zestawienia obrotów i sald za miesiąc sierpień wynika, że wydatki poniesione w tym paragrafie wynoszą 30.120,61 zł. ( Różnica w kwocie 941,61 zł ).
Kwotę stanowiącą w/w różnicę wykazano w rozdziale 80101 § 4010. Tak więc rzeczywiście poniesione wydatki w tym rozdziale wykazano w sprawozdaniu w kwocie 500.549,46 zł, podczas gdy faktycznie poniesione wydatki wyniosły 499.607,85 zł.
Z kolei w sprawozdaniu miesięcznym za miesiąc sierpień 2005r wykazano kwotę 2.615,52 zł a wg zestawienia obrotów wyjaśnień sald wydatki wynoszą 3.557,13 zł.
Dla rozdz. 80101 § 4010 wykazano kwotę 63.160,24 zł a wg zestawienia obrotów wyjaśnień sald wydatki wynoszą 62.218,63 zł.
Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że w rozdziale 85401 „skończyły się” środki na tym paragrafie, wobec czego kwotę nadwyżki wydatków „przesunęła” między rozdziały.
W dniu 06.09.2005r. wystosowano pismo do Wójta Gminy Bojszowy o przesuniecie środków planu finansowego w rozdziale 854014 z § 4220 na § 4010 – kwota 11.324,00 zł.
W sprawozdaniach miesięcznych sporządzonych za miesiąc wrzesień 2005r. kwoty wydatków ujęto w sposób następujący:
- Dla rozdz. 85401 § 4010 wykazano w kolumnie wydatki wykonane kwotę 4.650,30 zł. Według danych z ewidencji wydatki wyniosły 3.708,69 zł.
- Dla rozdz. 80101 § 4010 wykazano w kolumnie wydatki wykonane kwotę 65.620,20 zł. Według danych z ewidencji wydatki wyniosły 66.561,81 zł.
Różnica stanowi kwotę 941,61.
Dopiero w sprawozdaniach za okres od początku roku do 30.09.2005r. wykazano kwoty zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
Na tym czynności kontrolne zakończono.
Informacje końcowe:
Stosownie do par. 5 pkt. 3 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy Bojszowy kontrolowany ma prawo w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu złożyć na piśmie wyjaśnienia bądź zgłosić zastrzeżenia do treści protokołu.
Niniejszy protokół zawiera 12 ( dwanaście ) stron kolejno numerowanych i parafowanych przez inspektora ds. kontroli wewnętrznej.
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej.
Załączniki do Protokołu:
Załącznik nr 1. – Pytanie wystosowane do kierownika jednostki dot. planów finansowych jednostki
Załącznik nr 2. - Odpowiedź kierownika jednostki.
Bojszowy, dnia 03.01.2006r.
Kontrolujący: Jednostka kontrolowana:
............................................ …………………………….
……………………………. ………...…………………..